Dlaczego muszę informować o swoim projekcie unijnym?

Beneficjenci, którzy zostali wybrani do dofinansowania i realizują projekt unijny są zobowiązani podawać tę informację przy okazji wszelkich działań informacyjnych i promocyjnych. Członkowie Unii Europejskiej mają prawo wiedzieć w jaki sposób i na jakie cele są przeznaczane jej zasoby finansowe. Stąd też Unia wymaga podawania do wiadomości wszystkich odbiorców, że dany projekt był możliwy do zrealizowania dzięki wsparciu unijnemu. Beneficjenci są najistotniejszymi uczestnikami tego procesu. Oznaczenia w ramach projektu weryfikowane są również na etapie kontroli, o czym piszemy więcej tutaj.

Projekt unijny – Jakie obowiązkowe działania informacyjne i promocyjne muszę przeprowadzić?

Jeśli należysz do grona beneficjentów Funduszy Unijnych powinieneś oznaczyć:
· Działania i materiały informacyjne i promocyjne (np. ulotki, broszury, publikacje, notatki prasowe, strony internetowe, newslettery, mailing, materiały filmowe, materiały promocyjne, konferencje, spotkania.)
· Dokumentację związaną z projektem, podawaną do wiadomości publicznej i przeznaczoną dla uczestników projektów (np. dokumentacja przetargowa, ogłoszenia, raporty, publikacje, materiały dla prasy, zaświadczenia certyfikaty, programy szkoleń i warsztatów, listy obecności itd.)
· Miejsce realizacji współfinansowanego projektu (plakat lub tablica informacyjna/pamiątkowa w zależności od kwoty dofinansowania)

Dodatkowe działania które mogę podejmować

Działania informacyjno-promocyjne powinny być adekwatne do wielkości projektu unijnego oraz uwzględniać jego cel i rodzaj tzn. potrzeby promocyjne. A zatem jeśli zdecydujesz się na dodatkowe działania, które nie wynikają z obowiązków Beneficjenta, podejmuj w pierwszej kolejności takie, które są bezkosztowe i niskokosztowe np.:
· przygotuj dokumentację fotograficzną projektu i umieścić ją na swoich stronach internetowych,
· przygotuj stronę/podstronę internetową projektu,
· podejmij działania w mediach społecznościowych,
· przygotuj informację prasową i przekaż ją mediom,
· zorganizuj spotkanie informacyjne na temat realizowanego projektu,
· zorganizuj konferencję prasową,
· zaprezentuj projekt na spotkaniach, konferencjach, targach branżowych, wydarzeniach promujących projekty unijne,
· wypowiadaj się publicznie na temat projektu.

Dzięki wyżej wymienionym działaniom promujesz nie tylko projekt unijny, ale również samego siebie jako lidera zmian w danym sektorze lub w społeczności. Nawiązujesz współpracę z innymi beneficjentami i instytucjami, a także masz możliwość pozyskania szerszej grupy odbiorców Twoich produktów i usług, dostępnych dzięki realizacji projektu.

Jakie znaki powinno zawierać każde oznaczanie projektu unijnego?

W ramach projektu dofinansowanego z UE, każde oznaczenie powinno zawierać następujące znaki:
· znak Funduszy Europejskich (właściwy dla danego programu) – składa się z symbolu graficznego, nazwy Fundusze Europejskie a także adekwatnej nazwy programu, z którego korzystasz, np.:

· znak Unii Europejskiej (właściwy dla danego funduszu), np.:

· Jeśli realizujesz projekt finansowany przez program krajowy, powinieneś umieścić znak złożony z barw RP oraz nazwy „Rzeczpospolita Polska”.

· Jeśli Twój projekt jest współfinansowany z programu regionalnego, powinieneś dodać również herb województwa lub oficjalne godło promocyjne województwa, np.:

· Jeśli program krajowy dotyczył wsparcia z z REACT-EU, należy pod zestawieniem znaków dopisać: Sfinansowano w ramach reakcji Unii na pandemię COVID-19.
Pamiętaj, że kolejność znaków ma znaczenie. Zacznijmy od lewej strony: w pierwszej kolejności znajduje się Znak Funduszy Europejskich, a znak Unii Europejskiej umieszczany jest z prawej strony. Pomiędzy nimi znajduje się często znak RP lub godło promocyjne województwa czy instytucji. Jeśli nie możesz umieścić znaków w poziomie, możesz ułożyć je również w pionie zaczynając od góry – znak Funduszy Europejskich z nazwą programu, a znak Unii Europejskiej na dole.

Co powinno znaleźć się na stronie internetowej beneficjenta?

Jeśli posiadasz stronę internetową jesteś zobowiązany umieścić na niej informacje na temat współfinansowanego projektu. Co powinna zawierać wiadomość do odbiorcy na stronie? Przedstaw krótki opis projektu zawierający cele projektu, planowane efekty, wartość projektu oraz kwota dofinansowania. Wstaw znaki Unii Europejskiej, znak barw RP oraz Funduszy Europejskich, jeśli realizujesz projekt finansowany przez program regionalny to herb lub oficjalne logo promocyjne województwa, a także uzupełnienie ciągu znaków zwrotem „Sfinansowano w ramach reakcji Unii na pandemię COVID19”, jeśli realizujesz projekt ze wsparciem z REACT-EU. Ważne jest, aby flaga UE i napis Unia Europejska były widoczne było od razu w momencie wejścia na stronę.

Kiedy wykonuję tablicę informacyjną i pamiątkową?

Jeśli realizujesz projekt, który jest współfinasowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego lub Funduszu Spójności i uzyskał on dofinansowanie na kwotę powyżej 500 tys. euro, powinieneś postawić tablicę informacyjną. Po zakończeniu projektu natomiast umieść w tym miejscu tablicę pamiątkową.
Minimalny rozmiar tablicy informacyjnej to 80×120 cm (wymiary europalety). Tablice pamiątkowe mogą być natomiast zarówno dużego formatu (minimalny rozmiar tablicy informacyjnej), jak i mniejszego – z uwagi na walor estetyczny np. wewnątrz pomieszczeń, w pobliżu obiektów zabytkowych. Rozmiar tablicy nie może być jednak mniejszy niż format A4.
Tablica musi zawierać:
·  nazwę beneficjenta,
·  tytuł projektu,
·  cel projektu,
·  znak FE, barwy RP, znak UE oraz herb lub oficjalne logo promocyjne województwa (jeśli dotyczy)
·  adres portalu www.mapadotacji.gov.pl.

Kiedy zawieszam plakat dotyczący projektu unijnego?

Jeśli nie jesteś zobowiązany do umieszczenia tablicy informacyjnej lub pamiątkowej, w miejscu realizacji projektu powinien zawisnąć plakat. Może być to wydrukowany arkusz papieru lub wykonany z innego, trwalszego tworzywa, np. z plastiku. Plakat może mieć formę plansz informacyjnych, stojaków reklamowych itp. Należy bowiem pamiętać o minimalnym formacie A3 (arkusz o wymiarach 297×420 mm).
Plakat, podobnie jak tablica informacyjna/pamiątkowa musi zawierać:
·  nazwę beneficjenta,
·  tytuł projektu,
·  cel projektu (opcjonalnie),
·  wysokość wkładu Unii Europejskiej w projekt (opcjonalnie),
·  znak FE, barwy RP, znak UE oraz herb lub oficjalne logo promocyjne województwa (jeśli dotyczy),
·  uzupełnienie ciągu znaków zwrotem „Sfinansowano w ramach reakcji Unii na pandemię COVID19”, jeśli realizujesz projekt ze wsparciem z REACT-EU
·  adres portalu www.mapadotacji.gov.pl (opcjonalnie).

Jeśli jesteś już w gronie beneficjentów, którzy otrzymali dotację, serdecznie gratulujemy! Pamiętaj natomiast, że Twoje działania w zakresie informacji i promocji są kontrolowane przez co najmniej okres trwałości projektu. Jeżeli będziesz miał problem lub wątpliwości w zakresie wypełniania powyższych obowiązków, konsultanci Qunatus Consulting chętnie wesprą Cię w działaniach.