Na czym polega obsługa projektu w trakcie realizacji?
Podpisanie umowy o dofinansowanie otwiera najbardziej wymagający etap projektu. Beneficjent musi wybrać wykonawców zgodnie z określonymi procedurami, dokumentować każdy wydatek, dotrzymywać harmonogramu, uzgadniać zmiany z instytucją finansującą i regularnie składać wnioski o płatność. Błąd na którymkolwiek z tych etapów może skończyć się uznaniem wydatku za niekwalifikowalny, korektą finansową, a w skrajnych przypadkach – koniecznością zwrotu części dotacji.
Nasz zespół tworzą wyłącznie specjaliści z wieloletnim doświadczeniem, w tym zdobytym w instytucjach pośredniczących w dystrybucji środków unijnych. Znamy projekt z obu stron: wiemy, jak instytucja weryfikuje dokumenty, na co zwraca uwagę podczas kontroli i jakie uchybienia zdarzają się najczęściej. Dlatego kompleksowo obsługujemy projekty na etapie realizacji – od pierwszego zapytania ofertowego aż po wniosek o płatność końcową i okres trwałości.
Dla kogo jest ta usługa?
- dla firm, które otrzymały dotację lub preferencyjne finansowanie z programów krajowych albo regionalnych i chcą je rozliczyć bez ryzyka,
- dla beneficjentów, którzy muszą przeprowadzić postępowania zgodnie z zasadą konkurencyjności albo ustawą Prawo zamówień publicznych,
- dla przedsiębiorstw bez własnego działu projektów unijnych, które wolą powierzyć formalności ekspertom i skupić się na inwestycji,
- dla firm, które czeka kontrola projektu albo które otrzymały od instytucji wezwanie do wyjaśnień lub uzupełnienia dokumentów.
Jeśli projekt jest dopiero w planach, zacznij od pozyskania dotacji – obsługę realizacji i rozliczenia zaplanujemy już na etapie wniosku.
Jak pomagamy
Pełna obsługa realizacji i rozliczenia projektu
Postępowania ofertowe i przetargi
Wybór wykonawców to obszar, w którym instytucje najczęściej nakładają korekty finansowe. Nadzorujemy i weryfikujemy postępowania prowadzone zgodnie z Prawem zamówień publicznych oraz zasadą konkurencyjności – od oszacowania wartości zamówienia, przez treść zapytania ofertowego i jego publikację w Bazie Konkurencyjności, po ocenę ofert i dokumentację wyboru wykonawcy.
Co obejmuje wsparcie
- Szacowanie wartości zamówienia i dobór właściwej procedury
- Opis przedmiotu zamówienia, warunki udziału i kryteria oceny ofert
- Publikacja zapytań ofertowych w Bazie Konkurencyjności
- Weryfikacja ofert i powiązań kapitałowych lub osobowych z wykonawcami
- Protokół z postępowania i dokumentacja wyboru wykonawcy
- Zmiany umów z wykonawcami zgodne z warunkami zapytania
Rozliczenie dotacji i wnioski o płatność
Rozliczenie wymaga precyzji na każdym kroku: prawidłowego dokumentowania wydatków, dotrzymywania terminów i uzgadniania zmian w projekcie z instytucją finansującą. Kontrolujemy dokumenty księgowe, przygotowujemy wnioski o płatność i prowadzimy korespondencję z opiekunem projektu, a przed kontrolą sprawdzamy kompletność dokumentacji i przygotowujemy firmę do weryfikacji prowadzonych przez instytucje zewnętrzne.
Etapy procesu rozliczania dotacji
- Zapoznanie się z dokumentacją projektową
- Opracowanie lub aktualizacja harmonogramu realizacji projektu
- Opracowanie schematu łączenia lub dzielenia wydatków
- Przygotowanie wzoru dokumentacji przetargowej, publikacja zapytań, wybór oferenta
- Zebranie i analiza dokumentacji rozliczeniowej
- Przygotowanie i złożenie wniosków rozliczających wydatki
- Przygotowanie do kontroli i obsługa okresu trwałości
Korzyści
Co zyskujesz, powierzając nam rozliczenie projektu
-
Mniejsze ryzyko korekt finansowych
Każde postępowanie i każdy wniosek o płatność sprawdzamy pod kątem wymogów umowy o dofinansowanie i wytycznych, zanim trafią do instytucji.
-
Płynność finansowa projektu
Planujemy wnioski o płatność – zaliczkowe lub refundacyjne, zależnie od zasad programu – tak, aby środki z dotacji wpływały bez zbędnych opóźnień.
-
Doświadczenie z instytucji
W zespole pracują osoby, które zdobywały doświadczenie w instytucjach pośredniczących. Wiemy, jak wygląda weryfikacja wniosku i kontrola projektu od strony urzędu.
-
Mniej pracy po Twojej stronie
Przejmujemy przygotowanie dokumentów, korespondencję z instytucją i pilnowanie terminów. Ty skupiasz się na inwestycji i prowadzeniu firmy.
FAQ
Pytania o przetargi i rozliczanie projektów
Najczęstsze wątpliwości beneficjentów w trakcie realizacji projektu.
Masz inne pytanie? Napisz do nas
Kiedy w projekcie unijnym trzeba stosować zasadę konkurencyjności?
Obowiązek zależy od statusu beneficjenta i szacowanej wartości zamówienia. Podmioty zobowiązane do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych prowadzą postępowania na jej podstawie, a pozostali beneficjenci – przy zamówieniach przekraczających progi wskazane w wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków i w umowie o dofinansowanie – stosują zasadę konkurencyjności i publikują zapytania w Bazie Konkurencyjności. Dlatego wartość zamówienia warto oszacować i sprawdzić jeszcze przed rozpoczęciem zakupów. Więcej piszemy w artykule o postępowaniach ofertowych w projektach unijnych.
Co grozi za błędy w postępowaniu ofertowym?
Instytucja może uznać wydatek za niekwalifikowalny w całości lub w części albo nałożyć korektę finansową, czyli pomniejszyć dofinansowanie. Wysokość korekty zależy od rodzaju naruszenia. Najczęstsze uchybienia to zbyt krótki termin składania ofert, nieprecyzyjny opis przedmiotu zamówienia, nieprawidłowe kryteria oceny i brak weryfikacji powiązań z wykonawcami.
Czy możecie przejąć rozliczenie projektu, który jest już w trakcie realizacji?
Tak. Zaczynamy od przeglądu umowy o dofinansowanie, harmonogramu i dotychczasowej dokumentacji, a następnie wskazujemy ewentualne ryzyka i sposób ich ograniczenia. Dalej prowadzimy projekt tak samo, jak gdybyśmy byli przy nim od początku: postępowania, wnioski o płatność i przygotowanie do kontroli.
Jak przygotować się do kontroli projektu?
Kontrola sprawdza, czy projekt jest realizowany zgodnie z umową: dokumentację postępowań, dowody poniesienia wydatków, zakupione środki trwałe w miejscu realizacji, osiągnięte wskaźniki oraz obowiązki informacyjne i promocyjne (o oznaczaniu projektu piszemy w artykule Projekt unijny – informacja, oznaczenia i promocja). Przed kontrolą przeglądamy komplet dokumentów, uzupełniamy braki i omawiamy z Tobą jej przebieg.
Jak długo trzeba utrzymać efekty projektu?
Po zakończeniu projektu obowiązuje okres trwałości, którego długość określa umowa o dofinansowanie – w projektach inwestycyjnych przedsiębiorstw najczęściej 3 lata w przypadku MŚP i 5 lat w przypadku dużych firm, liczone od płatności końcowej. W tym czasie trzeba utrzymać inwestycję i jej cel, przechowywać dokumentację i wywiązywać się z obowiązków sprawozdawczych. Wspieramy klientów także na tym etapie.
Oferta
Pozostałe usługi
-
Dotacje unijne i finansowanie rozwoju
Planujesz wdrożyć nową usługę, unowocześnić proces produkcyjny albo rozpocząć prace badawczo-rozwojowe?
Pomożemy Ci pozyskać środki na realizację Twojego celu w ramach bezzwrotnej pomocy publicznej, w tym również ze środków pomocowych i funduszy strukturalnych Unii Europejskiej.
-
Polska Strefa Inwestycji (PSI)
Pomagamy uzyskać decyzję o wsparciu i zwolnienie z podatku CIT lub PIT w ramach Polskiej Strefy Inwestycji – od analizy kryteriów, przez wniosek, po rozliczanie ulgi i obowiązki wobec zarządzającego obszarem.
-
Preferencyjne pożyczki i kredyty
Pomagamy sfinansować inwestycje pożyczkami z funduszy UE i kredytami, w których dotacja spłaca część kapitału – od wyboru instrumentu, przez wniosek i promesę kredytową, po rozliczenie inwestycji.
Masz już umowę o dofinansowanie?
Przejrzymy dokumentację projektu i zaplanujemy postępowania oraz wnioski o płatność. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna.