Kto może skontrolować projekt finansowany z funduszy unijnych 

Realizacja projektu unijnego powinna przebiegać zgodnie z zapisami wniosku aplikacyjnego, umowy o dofinansowanie, regulaminu konkursu oraz innych dokumentów sporządzonych na cele projektu. W przypadku funduszy unijnych ważne jest, aby właściwie nimi zarządzać, a dzięki temu przyczynią się do wzrostu konkurencyjności inwestora.

W trakcie realizacji oraz po zakończeniu projektu, firmę mogą odwiedzić przedstawiciele instytucji finansującej przedsięwzięcie, jak również zewnętrzne podmioty. Należeć do nich może Krajowa Administracja Skarbowa, Trybunał Obrachunkowy czy Najwyższa Izba Kontroli. Beneficjent jest o tym informowany oraz wyraża na to zgodę podpisując umowę o dofinansowanie.

Dlaczego nie warto odwlekać kontroli projektu

Niektórzy przedsiębiorcy w obawie przed wykryciem nieprawidłowości odwlekają lub utrudniają przeprowadzenie kontroli. W przypadku kiedy firma stwarza przeszkody lub nie stosuje się do zapisów umowy dotyczących obowiązków Beneficjenta do przeprowadzenie wizyty, może zostać odebrana jako odmawiająca kontroli. W konsekwencji takie przedsiębiorstwo jest pociągnięte do zwrotu części, a nawet całości otrzymanej dotacji. Kara może również uwzględniać odsetki, a cały proces będzie skutkował rozwiązaniem umowy o dofinansowanie.

Jakie aspekty Twojego projektu podlegają kontroli 

Fundusze unijne muszą być wykorzystane zgodnie z ich przeznaczeniem, dlatego instytucja finansująca dokładnie sprawdza czy środki zostały wydane we właściwy sposób. W celu uniknięcia kary lub rozwiązania umowy, zespół kontrolujący powinien mieć dostęp w szczególności do urządzeń, maszyn, terenu oraz pomieszczeń, w których realizowany był projekt. Podczas kontroli należy posiadać całą dokumentację projektową przesłaną wcześniej do instytucji tj. dotyczącą postępowań ofertowych, faktury, umowy z wykonawcami, protokoły i oświadczenia. Ponadto należy udzielać wyczerpujących i jasnych wyjaśnień. W momencie wykrytych niejasności lub popełnionych błędów, podsumowanie wizyty może zakończyć się nałożeniem korekty finansowej. Niemniej jednak postępowanie zgodnie z instrukcjami opiekunów projektu oraz fachowych doradców, minimalizuje ryzyko niepowodzenia w trakcie kontroli oraz prowadzi do osiągnięcia zamierzonych celów i rezultatów projektu.

Czy Beneficjent jest informowany o kontroli projektu?

Kontrola projektu realizowanego z funduszy unijnych może być zaplanowana, jak i doraźna. W przypadku pierwszej z nich, Beneficjent jest informowany minimum z 5-dniowym wyprzedzeniem. Zawiadomienie zawiera również szczegółową listę dokumentów niezbędnych do przygotowania, a także może zawierać prośbę o przedstawienie wykazu osób zaangażowanych w projekt czy listę podwykonawców.

Innym typem wizyty jest kontrola doraźna, która wynika z nagłej konieczności sprawdzenia prawidłowej realizacji projektu. Instytucja nie ma w obowiązku wcześniejszego powiadamiania firmy o przybyciu.  Wizyta często ma związek z podejrzeniem wystąpienia poważnych problemów w trakcie trwania przedsięwzięcia. Zaniepokojony może być opiekun projektu, jednostki zewnętrzne czy osoby prywatne. Należy natomiast nadmienić, że w momencie takiej wizyty sprawdzany jest wyłącznie aspekt, który wzbudzał obawy.

Wpływ pandemii na przeprowadzenie kontroli projektów 

Pandemia koronawirusa uniemożliwiała przemieszczanie się osób kontrolujących, a także Beneficjentów. Sposób przeprowadzenia kontroli musiał zostać dostosowany do panujących ograniczeń i przekształcony na formę zdalną. Beneficjent komunikuje się z instytucją za pośrednictwem maila lub telefonicznie, a w wyznaczonym terminie składa w systemie wymaganą dokumentację. W związku z tym, że wizyta nie może odbyć się na miejscu, jednostka często prosi o przesłanie plików wideo lub zdjęć, w celu sprawdzenia prawidłowego oznaczenia miejsca realizacji projektu, a tym samym  poprawności działań informacyjno- promocyjnych.

Zdalna forma kontroli wydatkowania funduszy unijnych – za i przeciw

Może się wydawać, że taki sposób kontroli jest korzystniejszy dla firmy otrzymującej dotację. Zwracamy natomiast uwagę, że skanowanie dużej ilości dokumentów może obciążać administracyjnie beneficjenta. Ponadto praca na ksero jest bardziej czasochłonna, często wymaga składania dodatkowych pisemnych wyjaśnień, co również wydłuża czas weryfikacji. Istotne jest więc, aby właściwie przygotować i oznaczać dokumentację projektową, co ułatwi przeprowadzenie kontroli jednocześnie instytucji finansującej, jak i firmie.