Pracując w branży funduszy europejskich już od ponad 10 lat, spotykamy się często z mylnymi założeniami dotyczącymi pozyskania środków publicznych. Poniżej odnosimy się do mitów, które wciąż krążą wśród potencjalnych wnioskodawców.

1. Każdy może otrzymać dotację
Niestety. Każdy konkurs rządzi się własnymi prawami i jest dedykowany do z góry określonych wnioskodawców. Warto więc sprawdzić w regulaminie czy należymy do grupy, do której kierowany jest nabór.

2. Dotację można otrzymać na wszystko
Podobnie jak w przypadku pierwszego punktu, każdy nabór jest ukierunkowany na sfinansowanie projektów o różnych założeniach. W dokumentacji konkursowej i wytycznych odnajdziemy katalog kosztów kwalifikowanych, w którym są ujęte wydatki, jakie podlegają dofinansowaniu w konkursie.

3. Każdy może napisać wniosek o dofinansowanie
To wszystko zależy od doświadczenia osoby piszącej wniosek o dofinansowanie. Jeśli miała wcześniej styczność z regulaminami, instrukcjami służącymi do napisania wniosku, wytycznymi i kryteriami to sporządzenie dokumentacji aplikacyjnej nie powinno być trudne. Natomiast w większości przypadków jak się okazuje, nie jest to proste zadanie. Korzystanie z dokumentacji konkursowej i specyficzny język funduszy europejskich może stanowić problem dla nowicjusza. Już w trakcie pisania wniosku musimy pomyśleć, w jaki sposób dotacja zostanie rozliczona, a także znać podstawowe przepisy prawa, żeby nie strzelić sobie w kolano. Dlatego w tym zakresie warto skorzystać z profesjonalnych usług doradczych, jakie oferują nasi doradcy Quantus Consulting.

4. Napisałem wniosek, otrzymałem środki, więc nic już nie muszę robić
Bardzo często spotykany błąd, wśród Beneficjentów. Sporządzając wniosek, określamy efekty jakie zostaną utrzymane, poprzez cały okres trwałości projektu – zwykle wynosi on do 3 lat dla MŚP, i do 5 lat dla dużych firm. W okresie trwałości możemy spodziewać się kontroli, o której więcej przeczytasz tutaj. Komisja będzie weryfikować czy środki zostały wydane zgodnie z ich przeznaczeniem i czy dotacja została prawidłowo rozliczona. Tak więc moment przelania środków nie oznacza końca przygody z instytucją dotującą.

5. Jeśli mój projekt otrzymał dofinansowanie to oznacza, że jest wystarczająco dobry
Wybór projektu do dofinansowania to połowa sukcesu, lecz nie przesądza o wypłacie środków unijnych. Teraz należy zrealizować projekt, a na każdym etapie możemy spodziewać się kontroli. Bywa, że Beneficjenci nie są w stanie dochować terminów lub w połowie realizacji projektu okazuje się, że założenia nie pokrywają się z efektami. W takim wypadku przedsiębiorstwo może być poproszone do zwrotu części, a nawet całej kwoty dotacji. Dlatego nasi eksperci są z klientami od sporządzenia wniosku o dotację, po okres trwałości projektu, aby uniknąć tego typu niepożądanych sytuacji.

6. Najpierw jest dotacja, później się ją wydatkuje
Oczywiście w projektach jest możliwość zaliczkowania, lecz nie w każdym. Najczęściej projekty unijne polegają na refundacji, tak więc w pierwszej kolejności płacimy za wydatki z własnej kieszeni. Od tego czy zrobimy to prawidłowo, zależy wypłata środków. Następnie należy poprawnie rozliczyć dotację, aby przelew środków unijnych wpłynął na nasze konto.

7. Dotacja obejmuje 100% kosztów
Rzadko, lecz zdarzają się nabory, w których dofinansowanie obejmuje 100% kosztów. Zazwyczaj jednak wnioskodawcy muszą zadeklarować wkład własny do projektu. Bywają nawet takie konkursy, w których wysokość wkładu własnego jest dodatkowo punktowana. Warto również zwrócić uwagę na kwalifikowalność VATu, który najczęściej nie jest objęty dotacją. Jeśli jesteśmy tzw. vatowcam i mamy możliwość odzyskania podatku, to dofinansowanie obejmuje wyłącznie ceny netto od kosztów kwalifikowanych. Warto zajrzeć tutaj do katalogu kosztów, gdyż może się okazać np. że usługa doradcza lub koszty związane z delegacjami pracowników, które chcemy ująć w projekcie, nie będą kwalifikować się do wsparcia.

8. W ramach dotacji mogę zakupić sprzęty i urządzenia skąd chce i od kogo chcę
Ponosząc koszty w projekcie unijnym należy zapoznać się z takimi terminami jak rozeznanie rynku oraz zasada konkurencyjności. Pisaliśmy o tym w tym wpisie. Przypomnijmy jeszcze raz – jako zamawiający mamy obowiązek do zachowania zasad uczciwej konkurencji i niefaworyzowania określonych podmiotów. Nie możemy składać zamówień u podmiotów jakkolwiek powiązanych z naszym przedsiębiorstwem tj. byłych wspólników, rodziny, firmy partnerskiej itd.

9. „Innowacyjny” znaczy taki, nad którym musi pracować sztab naukowców
Nad projektami ukierunkowanymi na stworzenie nowego lub znacząco udoskonalonego procesu/produktu/usługi określonego mianem INNOWACYJNEGO, nie musi pracować 10 naukowców czy konsorcjum stworzone z Politechniką. Innowacja może zostać wdrożona nawet na skale przedsiębiorstwa, niekoniecznie na skalę krajową czy światową. Oczywiście powinno to zostać wcześniej określone w wytycznych i kryteriach naboru. Czasami wystarczy mała zmiana w dotychczas oferowanym produkcie czy usłudze, aby zyskały one status innowacyjnych.

10. W całym kraju są takie same dotacje
To, że firma A z Pomorza otrzymała dotację w wysokości 45% na zakup maszyn i urządzeń, nie oznacza, że firma B z Kielc również ma szanse ją otrzymać. Nawet jeśli jest to konkurs krajowy i wnioski mogą składać przedsiębiorcy z całej Polski, to wysokość dotacji może być uzależniona od wielkości przedsiębiorstwa i lokalizacji siedziby firmy. Główne zasady przy tego typu naborach określa Mapa Pomocy Regionalnej. Warto również zaznaczyć, że także programy realizowane w ramach RPO różnią się od siebie i w każdym województwie mogą być dedykowane dla odmiennych wnioskodawców, innych celów i poziomu dofinansowania., innych celów i poziomu dofinansowania.