Koszty Kwalifikowane w Dig.IT 2025: Kompletny Przewodnik – Co Można i Czego NIE MOŻNA Sfinansować

Jakie koszty są kwalifikowane w Dig.IT? Wydatki dzielą się na komponent obligatoryjny (min. 60% budżetu) i komponent fakultatywny (max. 40%). Do obligatoryjnych należą: zakup technologii cyfrowych (WNiP/licencje, własność), prace programistyczne na zamówienie oraz wdrożenie (integracje, migracje, testy, szkolenia z obsługi). Do fakultatywnych: środki trwałe, materiały/eksploatacja i szkolenia pracowników. Intensywność wsparcia najczęściej wynosi 50%, a pojedynczy grant mieści się w widełkach 150–850 tys. zł.

Wprowadzenie: Struktura budżetu projektu Dig.IT

Minimalny i maksymalny grant (150–850 tys. PLN)

Kwota dofinansowania w konkursie Dig.IT mieści się między 150 000 zł a 850 000 zł. Ostateczna wartość grantu zależy od jakości projektu i zgodności z kryteriami merytorycznymi.

Intensywność wsparcia 50% – co to oznacza w praktyce?

Przy intensywności 50% i koszcie projektu 500 000 zł netto, grant wyniesie 250 000 zł, a wkład własny 250 000 zł. Wydatki muszą być kwalifikowane i poniesione w okresie kwalifikowalności. Dofinansowanie funkcjonuje jako pomoc de minimis zgodnie z
rozporządzeniem Komisji (UE) 2023/2831 (limit 300 000 EUR w 3 lata podatkowe).

Komponenty obligatoryjne vs fakultatywne – kluczowe różnice

• Obligatoryjny (min. 60%) – technologie cyfrowe (WNiP/licencje), prace programistyczne i wdrożenie do działalności zgodnie z §7 ust. 3–4
  Regulaminu Konkursu Dig.IT 1/2025. Regulamin precyzuje zasady kwalifikowalności każdej kategorii kosztów.
• Fakultatywny (max 40%) – środki trwałe, materiały/eksploatacja, szkolenia pracowników (wyłącznie z obsługi zakupionej technologii).

Komponent OBLIGATORYJNY – fundament każdego projektu (min. 60% budżetu)

Definicja „Technologii Cyfrowej” według regulaminu

Technologie cyfrowe to oprogramowanie i rozwiązania IT (jako wartości niematerialne i prawne), które są nowe na poziomie przedsiębiorstwa i realnie podnoszą dojrzałość cyfrową. Więcej informacji o programie na
oficjalnej stronie Dig.IT prowadzonej przez Agencję Rozwoju Przemysłu.

Zakup gotowych technologii cyfrowych

Licencje na: ERP/MES/WMS/TMS/APS, PLM/PDM, BI/CPM, SCADA/IIoT, e-commerce B2B/B2C, CPQ, rozwiązania cyberbezpieczeństwa (EDR/DLP/IAM), chmurę (IaaS/PaaS/SaaS/CSaaS) – o ile są elementem wdrożenia.

Zlecenie prac programistycznych na indywidualne zamówienie

Dedykowane moduły, integracje, rozszerzenia funkcjonalne – kwalifikowalne z przeniesieniem praw i pełną dokumentacją.

Wdrożenie technologii cyfrowej do działalności firmy

Analiza przedwdrożeniowa, konfiguracja, integracje, migracje danych, testy, dokumentacja, szkolenia z obsługi, start (go-live) i stabilizacja.

KATEGORIA 1: Zakup Technologii Cyfrowych – co jest kwalifikowalne?

Licencje długoterminowe i bezterminowe do oprogramowania

ERP/MES/WMS/TMS/APS, PLM/PDM, BI/CPM, SCADA, IIoT, e-commerce, CPQ, portale klienta/serwisowe, DLP/EDR/IAM itp.

Oprogramowanie na wyłączną własność z przeniesieniem praw autorskich

Zakup kodu źródłowego/oprogramowania „na własność” wraz z prawami majątkowymi – gdy to uzasadnione zakresem.

Oprogramowanie tworzone na indywidualne zamówienie

Dedykowane aplikacje i integracje (custom) – pod warunkiem wdrożenia i efektu nowości na poziomie firmy.

SaaS, PaaS, IaaS, CSaaS – kiedy są kwalifikowalne?

Usługi chmurowe finansowane, gdy są częścią wdrożenia (np. data warehouse, backup/DR, VDI) i mieszczą się w okresie realizacji/trwałości.

Przykłady kwalifikowanych technologii w 6 dziedzinach

• Automatyzacja i analityka: RPA, BPM/workflow, hurtownie danych, BI/CPM, OEE.
• AI/ML: predykcja awarii, prognozowanie popytu, optymalizacja harmonogramów, NLP.
• Cyfrowa sprzedaż/klient: e-commerce B2B/B2C, CPQ, portale samoobsługowe, CRM (z integracjami).
• Cyberbezpieczeństwo: EDR/EPP, DLP, IAM/MFA, SIEM/SOC, backup/BCP/DR, testy penetracyjne.
• Chmura: data lake/warehouse, VDI, środowiska test/dev, HPC/klastry.
• Zarządzanie zasobami: ERP/MES/APS/WMS/TMS, traceability, SCADA/IIoT.

KATEGORIA 2: Wdrożenie Technologii – koszty implementacji

Integracja z istniejącymi systemami

ESB/API, mapowanie i migracja danych, testy integracyjne, dokumentacja techniczna i użytkowa.

Montaż i uruchomienie środków trwałych

Dotyczy części sprzętowej powiązanej z wdrożeniem (np. czujniki/roboty IIoT/MES).

Usługi doradcze i bezpieczeństwo

Analizy przedwdrożeniowe, architektura, BCP/DR, audyty konfiguracji, testy penetracyjne, polityki IAM/MFA.

Wykonawcy

Zakupy i wdrożenia nie mogą być realizowane u podmiotów powiązanych kapitałowo/osobowo – wymagane oświadczenia o braku powiązań.

Komponent FAKULTATYWNY – uzupełnienie projektu (max 40% budżetu)

KATEGORIA 3: Środki trwałe (maszyny i urządzenia)

Kiedy środek trwały jest kwalifikowalny?

Jeśli jest bezpośrednio powiązany z wdrażaną technologią cyfrową (np. czujniki IIoT do MES, serwer edge do analityki, skaner 3D do PLM) i nie jest zwykłym doposażeniem biura.

Środki trwałe NOWE vs UŻYWANE – zasady

Nowe – kwalifikowalne przy uzasadnieniu. Używane – możliwe, ale wymagają udokumentowania pochodzenia, braku finansowania publicznego w ostatnich latach i rynkowej ceny – zgodnie z zasadami pomocy publicznej z
rozporządzeniu Komisji (UE) nr 651/2014.

Środki trwałe WYKLUCZONE

• Komputery osobiste, laptopy, drukarki, meble, samochody, standardowe wyposażenie biurowe – NIE.

Przykłady

30 czujników IIoT do OEE; cobot do stanowiska pakowania spięty z MES; skaner 3D sprzężony z PLM/ERP.

KATEGORIA 4: Materiały i środki eksploatacyjne

Okablowanie, szafy RACK, czytniki kodów, tagi RFID/NFC, elementy montażowe – o ile są integralne dla wdrożenia. Aktywa obrotowe (towary, surowce) – niekwalifikowane.

KATEGORIA 5: Szkolenia pracowników

Tylko z obsługi wdrażanej technologii (np. ERP/MES/BI, SOC/EDR). Koszty: trenerzy, wynajem sal, materiały, e-learning, egzaminy. BHP/RODO/soft skills – wykluczone. Uczestnicy powinni mieć umowę o pracę.

Koszty NIEKWALIFIKOWANE – czego NIE sfinansujemy z grantu?

• Podatek VAT (jeśli odzyskiwalny), cła, opłaty manipulacyjne.
• Przygotowanie wniosku, obsługa prawno-księgowa, success fee.
• Kredyty/pożyczki/prowizje, odsetki, różnice kursowe.
• Koszty personelu projektu po stronie wnioskodawcy, koszty ogólne.
• Leasing (operacyjny/finansowy/zwrotny) i wykup w leasingu.
• Grzywny, kary, koszty sądowe i windykacyjne.
• Marketing internetowy: SEO/SEM/Ads, social media, content.
• Pakiety biurowe, systemy operacyjne, standardowe CMS.
• Zakupy od dostawców objętych sankcjami/niezaufanych.
• Transakcje gotówkowe, brak należytej ścieżki zakupowej.

UWAGA! Przekroczenie limitu 40% dla komponentu fakultatywnego spowoduje obcięcie dofinansowania lub uznanie nadwyżki za niekwalifikowaną. Planuj budżet z buforem.

Limity i zasady finansowania – uwagi kluczowe

Okres kwalifikowalności wydatków

Koszty są kwalifikowane tylko w okresie wskazanym przez regulamin i umowę. Zakupy sprzed tego okresu nie podlegają refundacji.

Zakupy od podmiotów powiązanych – WYKLUCZENIE

Zakaz nabywania towarów/usług od podmiotów powiązanych (≥25% udziałów/głosów, te same osoby w organach, relacje rodzinne).

Zasada konkurencyjności (rozeznanie rynku 3 oferty)

Dla większości pozycji wymagane jest rozeznanie rynku (min. 3 oferty) lub wykazanie wyłączności (oświadczenie producenta/licencjodawcy).

Amortyzacja i okres trwałości projektu

Utrzymaj efekty projektu i dostęp do technologii przez min. 3 lata (okres trwałości). Program Dig.IT realizuje
Agencję Rozwoju Przemysłu S.A. w ramach FENG 2021–2027.

Przykłady budżetów projektowych z podziałem na koszty

Projekt 1: Automatyzacja procesów produkcyjnych (450 000 zł)

• System MES + moduł OEE: 180 000 zł (obligatoryjny)
• Integracja z ERP + SCADA: 60 000 zł (obligatoryjny)
• IIoT – 30 czujników: 90 000 zł (fakultatywny)
• Serwer edge: 70 000 zł (fakultatywny)
• Szkolenia (15 osób × 2 dni): 50 000 zł (fakultatywny)

Struktura: Obligatoryjny 240k (53%), Fakultatywny 210k (47%) → należy obniżyć fakultatywny do ≤40% (np. 20 czujników).
Grant 50%: po korekcie (np. 420k) – 210 000 zł.

Projekt 2: Platforma e-commerce B2B (300 000 zł)

• Licencja platformy + CPQ: 140 000 zł (obligatoryjny)
• Integracja ERP/WMS: 60 000 zł (obligatoryjny)
• Portal klienta i SSO/IAM: 40 000 zł (obligatoryjny)
• Skanner + drukarki etykiet: 30 000 zł (fakultatywny)
• Szkolenia (10 osób): 30 000 zł (fakultatywny)

Struktura: Obligatoryjny 240k (80%), Fakultatywny 60k (20%) – OK.
Grant 50%: 150 000 zł.

Projekt 3: System cyberbezpieczeństwa (600 000 zł)

• EDR + DLP + SIEM/SOC (licencje): 260 000 zł (obligatoryjny)
• Audyt, polityki IAM/MFA, testy penetracyjne: 90 000 zł (obligatoryjny)
• Backup/DR (chmura): 80 000 zł (obligatoryjny)
• Serwer backup + biblioteka taśmowa: 110 000 zł (fakultatywny)
• Szkolenia SOC/IRT: 60 000 zł (fakultatywny)

Struktura: Obligatoryjny 430k (71,7%), Fakultatywny 170k (28,3%) – OK.
Grant 50%: 300 000 zł.

Tabele podsumowujące

Tabela 1: Komponenty projektu – podział budżetu

Tabela 2: Technologie cyfrowe – przykłady kwalifikowane vs niekwalifikowane

Tabela 3: Przykładowy budżet projektu 500 000 zł (grant 50% = 250 000 zł)

Najczęstsze błędy w budżetowaniu projektów Dig.IT

1. Kwalifikowanie zwykłych aktualizacji zamiast wdrożeń nowych technologii.
2. Przekroczenie limitu 40% dla komponentu fakultatywnego.
3. Brak spójności: technologie bez realnego wdrożenia i KPI.
4. Zakupy u podmiotów powiązanych lub bez rozeznania rynku.
5. Planowanie wydatków poza okresem kwalifikowalności.
6. Brak weryfikacji limitu de minimis – sprawdź w
   Systemie Udostępniania Danych o Pomocy Publicznej (SUDOP) prowadzonym przez UOKiK i pobierz zestawienie otrzymanej pomocy.

Quantus Consulting – pomoc w przygotowaniu budżetu projektu

Potrzebujesz wsparcia przy budżetowaniu Dig.IT? Zespół Quantus Consulting pomoże Ci:

• zweryfikować kwalifikowalność każdej pozycji kosztowej,
• ustawić budżet pod limity 60/40 i intensywność 50%,
• przygotować uzasadnienia cenowe i dokumentację rozeznania rynku.

📊 Pobierz darmowy szablon budżetu (Excel) – automatycznie liczy limity i udział komponentów. ☎️ Umów bezpłatną konsultację – pierwsza analiza kosztów gratis.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o koszty

Czy mogę sfinansować zakup komputerów z grantu Dig.IT?
Nie. Komputery osobiste, laptopy, drukarki i standardowy sprzęt biurowy są wykluczone. Wyjątkiem są wyspecjalizowane stacje (np. HPC/rendering) bezpośrednio powiązane z wdrożeniem i należycie uzasadnione.

Czy VAT jest kwalifikowalny?
Zasadniczo nie, jeśli podlega odzyskaniu. Jeżeli VAT jest nieodzyskiwalny – może być kosztem kwalifikowanym (wymaga oświadczenia i zgodności z regulaminem).

Ile maksymalnie mogę przeznaczyć na szkolenia?
Szkolenia są elementem komponentu fakultatywnego (max 40% całości). Przy projekcie 500 tys. zł łączny komponent fakultatywny nie może przekroczyć 200 tys. zł.

Czy mogę kupić oprogramowanie w modelu SaaS?
Tak, o ile SaaS stanowi część wdrożenia technologii i okres finansowania mieści się w czasie projektu/trwałości. Wymagana jest umowa i opis świadczenia.

Co jeśli przekroczę 40% limitu dla komponentu fakultatywnego?
Nadwyżka zostanie uznana za niekwalifikowaną lub obniży się kwotę dofinansowania. Planuj bufor i kontroluj proporcje budżetu.

Czy koszty marketingu internetowego (SEO/SEM/Ads) są finansowane?
Nie – działania marketingowe są wyłączone z kosztów kwalifikowanych.

Czy leasing jest kwalifikowany?
Nie. Leasing (operacyjny/finansowy/zwrotny) oraz wykup w leasingu nie są kosztami kwalifikowanymi.

Czy mogę korzystać z dotychczasowego partnera IT?
Tak, jeśli nie jest podmiotem powiązanym i zostanie spełniona zasada konkurencyjności (oferty/wyłączność).

Czy open-source może być finansowane?
Tak – jeżeli obejmuje profesjonalne wdrożenie, konfigurację, integracje i serwis oraz spełnia wymogi licencyjne.

Gdzie znajdę pełną dokumentację konkursu?
Pełny zestaw dokumentów (Regulamin, instrukcje, przewodniki) jest na
stronie naboru digit.arp.pl. Zawsze sprawdzaj aktualną wersję.

Nota: korzystaj ze źródeł pierwszego rzędu – Regulamin, strona programu, ARP, 651/2014, 2023/2831, SUDOP.